Jak správně používat modul Revize
Obecně platí, že v modulu postupujeme po jednotlivých volbách menu Revize
od shora dolů. Nejprve provedeme “Vstup dat”, pak “Výpočet ztrát”, potom v “Přehledu ztrát” odstraníme
dohledané dokumenty, dále můžeme pomocí volby “Označení” označit ztracené
knihy tak, aby nebyly viditelné v katalogu. Na konci revize vytiskneme protokol
volbou “Tisk protokolu” (vytiskne i seznam ztrát) a můžeme použít poslední
volbu “Odpis ztrát”, pomocí které se dělá hromadný úbytek. Volbu “Výmaz
výpočtu” použijeme pouze ve výjimečných, níže popsaných případech.
!! Popsaný postup je třeba dodržet.
Některé hlavní zásady :
- Všechny dokumenty půjčené i vrácené v průběhu revize nebo rezervace
nevyzvednuté a čekající v okamžiku výpočtu ztrát systém považuje za zrevidované
!
- Všechny dokumenty evidované ve výměnných souborech od počátku
revize považuje systém za zrevidované !
- Několikanásobné načtení stejného dokumentu do revize není na závadu !
- Nově zpracované dokumenty v době revize se do výpočtu revize nezahrnují !
- V době revize není možné provádět úbytky !!
Řečeno jinak : Během revize můžete půjčovat, vracet, katalogizovat nové přírůstky, ... - tj.
můžete dělat běžně vše mimo vyřazování (úbytků) !
Podrobný popis, jak postupovat při revizi :
- Nastavení - provede vám jej váš servisní bod. Nastaví základní množiny dokumentů, které chcete
revidovat ( v programu se taková množina nazývá “Revidovaná část fondu”). Tyto množiny
si předem rozmyslete. Příkladem takových množin je třeba “Dospělé oddělení”, “Dětské oddělení”,
“Sklad”. Pokud se jedná o malou knihovnu nebo není-li možné jasně určit jednotlivé
části, je možné revidovat celou knihovnu jako jednu část, nazvanou třeba “Celá knihovna”.
Pokud máte na revizi dostatek času a chcete-li si udělat pořádek ve fondu, můžete si
nechat nastavit další kontrolní funkce. Příkladem takové funkce je “kontrola regálů”.
Při vstupu dat si můžete nastavit jaký regál nebo jeho část právě revidujete (například,
záhlaví začíná písmenem “A”, tématická skupina rovno “6”, nebo třeba dokument obsahuje
klíčové slovo “poezie”. Další takovou funkcí může být: Zobrazuj dokumenty vydané před rokem XY a
dosud nepůjčené.
- Vstup dat - tuto část programu budete používat nejčastěji a
strávíte v ní nejvíce času. Nejprve je třeba nastavit Revidovanou část fondu, případně regál,
který chcete revidovat. Pak pomocí scanneru do políčka “čárový kód/p.číslo” musíte načíst
čárové kódy (případně naťukat všechna přírůstková čísla) všech dokumentů příslušné “Revidované
části fondu". Informace o právě zrevidovaném dokumentu vidíte v políčku “Historie”
(neočekávejte od něj nic po zapnutí okna "Vstup dat").
Systém vás při načítání informuje, zda načtený dokument byl nalezen v "Revidované části
fondu" a případně, zda vyhovuje podmínkám kontrolních funkcí (nebo třeba i je-li umístěn
ve správném regále, máte-li toto nastaveno).
Pokud v průběhu revize zjistíte, že dokument je nesprávně zkatalogizován, můžete jej ihned
opravit pomocí tlačítka "Oprava". Podrobnosti o právě revidovaném dokumentu můžete získat
pomocí tlačítka "Lístek", informace o výpůjčkách dokumentu tlačítkem "Info". V případě,
že např. dva dokumenty mají shodné přírůstkové číslo, je vám nabídnut seznam, ze kterého
vyberete správný záznam.
Pamatujte, že je zde již výše zmíněná zásada: Několikanásobné načtení stejného dokumentu
do revize není na závadu ! Z toho plyne, že pokud si nejste jistí, zda dokument
který máte v ruce jste již načítali, nebo nikoli, nepřemýšlejte o tom a prostě jej
načtěte.
Také platí, že dokumenty, které se v průběhu revize půjčují nebo vracejí, není třeba již
do revize načítat.
Tabulka hlášení :
Vstup OK |
dokument je v pořádku zaevidován |
|
Neznámý dokument |
dokument není zaevidován - systém tento čárový kód nezná |
|
Vyřazený dokument |
dokument je již zapsán v úbytcích |
U |
Jiná část fondu |
buď je v záznamu o dokumentu uvedeno nesprávné oddělení (opravte
záznam) nebo je dokument nesprávně fyzicky umístěn - ze seznamu revidovaných částí fondu
vyberte správné oddělení a opětovně načtěte kód dokumentu |
O |
Jiný regál |
dokument je umístěn v nesprávném regálu - vždy je však zaevidován
do revize |
R |
Dokument je vypůjčený |
dokument je zaevidován a v celkových součtech je započítáván mezi dokumenty
načtené |
P |
Starý dokument |
dokument je zaevidován. Informační hlášení o tom, že v záznamu
o dokumentu je uveden rok vydání menší než zvolená hodnota a nikdy nebyl výpůjčním protokolem
půjčen nebo alespoň rezervován. Zde může být i jiná zakázková kontrolní funkce. |
S |
- Výpočet ztrát - použijete jej ve chvíli, kdy jste
přesvědčeni, že všechny dokumenty, které patří do příslušné "Revidované části fondu" jsou již
načteny pomocí volby Vstup dat ( nebo půjčené či vrácené v době
revize ). Na obrazovce "Výpočet" máte možnost měnit pouze dvě položky, ale obě jsou
hodně důležité a závisí na nich správnost výpočtu. První je volba "Revidované části fondu",
zde vyberete část, kterou máte kompletně načtenou ve vstupu dat a u které chcete výpočet
ztrát provést. Druhou volbou je "Datum začátku revize". Tato volba je velmi důležitá, protože
ohraničuje datum, od kdy se načtené a hlavně půjčené a vrácené knihy budou zahrnovat
do výpočtu, jakožto nechybějící. Doporučujeme zadat skutečné datum začátku načítání
dokumentů.
Celkem bez obav můžete použít tlačítko "Vyhledat", po chvilce počítání (ve velké
knihovně to může být i několik minut) se objeví výsledek výpočtu. Z čísel, které se zobrazí,
by mělo být patrno, zda jste při načítání nezapomněli na nějakou větší část fondu. Pokud
si takovou skutečnost uvědomíte a chcete pokračovat v načítání dat, použijte tlačítko
"Storno" a výpočet se neuloží, nevytvoří se seznam ztracených knih a vy můžete v načítání
přes "Vstup dat" pokračovat. Z toho plyne, že volbu
pro "Výpočet ztrát" můžete použít k orientačnímu zjištění stavu načítání.
Pokud jsou čísla výpočtu přiměřená, pomocí tlačítka "Zapsat" uložíte výpočet a zároveň se vytvoří
seznam nenalezených dokumentů.
- Přehled ztrát - pomocí této volby můžete vytisknout seznam
nenalezených dokumentů a po dohledání je dorevidovat. První věc, kterou musíte v této
části udělat, je zvolit správnou "Revidovanou část fondu". K nastavení správné části fondu
použijte ikonu filtr z řídícího panelu (ikonka trychtýře, stejně jako v katalogizaci).
Nyní vidíte v přehledu, které dokumenty z příslušné "Revidované části fondu" jsou
ztracené (nebyly načteny, nejsou půjčeny a ani nebyly v době revize půjčeny/vráceny). Tento
seznam si můžete setřídit kliknutím na záhlaví sloupce. Pokud přidržíte klávesu "Shift",
můžete kliknout na záhlaví více sloupců a přehled se seřadí podle všech označených sloupců
např. Autor+Nazev = seřazeno podle záhlaví. Tento seznam si můžete vytisknout pomocí ikony
tiskárny z řídícího panelu. Řazení na vytištěném seznamu bude stejné jako
na obrazovce.
Knihy, které se vám podaří nalézt, zařadíte mezi zrevidované tím, že je smažete ze seznamu
nenalezených pomocí tlačítka "Odstranit z přehledu" (provedením výpočtu ztrát, již není možno
načítat záznamy scannerem). Pokud v seznamu zjistíte, že při revizi nebyla načtena větší
část fondu, můžete pomocí poslední volby v menu "Výmaz výpočtu" smazat výpočet, pomocí vstupu
dat načíst chybějící část a znovu provést "Výpočet ztrát". V tomto případě nezapomeňte načíst
též všechny do té doby dohledané dokumenty, nebo je po výpočtu znova budete muset
odstraňovat z přehledu. Při dohledávání dokumentů máte možnost zjišťovat podrobnosti
pomocí tlačítka "Lístek", případně upravovat záznamy pomocí tlačítka "Oprava".
- Označení - tato volba není povinná. Použijete ji
v případě, že ztracených dokumentů je více a plánujete delší čas na dohledávání
dokumentů. Provedete-li tuto volbu, nebudou se pak nenalezené dokumenty zobrazovat
v online katalogu. Postrádané dokumenty jsou označeny v úbytkovém čísle slovem "REVIZE".
Tím je zajištěno, že systém dokument nezobrazuje v katalogu, ale nejedná se ještě
o klasické zúbytkování, protože dokumenty se nenacházejí v seznamu úbytků a vymazáním
ze seznamu ztrát se vracejí do fondu.
- Tisk protokolu - k této volbě přistupujete ve chvíli,
kdy jsme dokončili hledání dokumentů a chceme celou revizi ukončit. Protokol můžete vytisknout
pro jednu nebo více "Revidovaných částí fondu" najednou. Doporučení je vytisknout jeden
protokol pro celou knihovnu a zahrnout do něj všechny "Revidované části fondu". Před
tiskem máte možnost doplnit kdy, kde a kdo revizi provedl. Součástí protokolu je i seznam
nenalezených svazků.
- Odpis ztrát - máte-li vytištěný protokol o revizi, můžete
přistoupit k hromadnému odpisu. Na formuláři si vyberete, ze které revidované části
fondu chcete nenalezené dokumenty odepisovat. Zároveň jste informováni o počtu odepisovaných
dokumentů. Dále je potřeba zadat osobu, která odpis provádí, datum a důvod odpisu. Před samotným
odpisem, můžete použít volbu "Test odpisu". Tento test vám zobrazí seznam knih, které nebudou
automaticky odepsány, protože neprošly kontrolami před odepsáním. Než stisknete tlačítko "OK",
které provede samotný odpis, je potřeba nejprve zadat "Číslo odpisového seznamu" (Pokud máte pouze
jeden úbytkový seznam zadejte číslo 1).
Často opakující se nejasnosti a dotazy :
1. |
Musíme vrácené a půjčované dokumenty načítat do revize ? |
|
Odpověď: |
NE ! Všechny dokumenty půjčené v průběhu revize nebo rezervace nevyzvednuté
a čekající v okamžiku výpočtu ztrát považuje systém za zrevidované ! |
|
2. |
Máme do revize načítat nově zpracované dokumenty ? |
|
Odpověď: |
Nemusíte. Dokumenty nově zpracované v době revize se do výpočtu revize
nezahrnují ! |
|
3. |
Ve volbě “Vstup dat” se mi ztratila revidovaná část fondu. |
|
Odpověď: |
Pomocí volby “Výpočet ztrát” jste provedli výpočet a zapsali seznam
nenalezených dokumentů. Touto volbou došlo k uzavření vstupu dat a dohledané
dokumenty musíte odstraňovat z přehledu ztrát. Další možností, jde-li o větší
počet dokumentů, je použít volbu “Výmaz výpočtu” a výpočet příslušné revidované
části fondu smazat. Pak je opět možno použít volbu "Vstup dat". |
|
|
|
4. |
V přehledu ztrát se nezobrazují nenalezené knihy, přestože jsme
provedli výpočet ztrát. |
|
Odpověď: |
Ujistěte se, že máte filtr přepnut na správnou část fondu. V horním menu
stiskněte ikonu filtru a vyberte revidovanou část fondu, se kterou chcete
pracovat. |
|
|
|
5. |
Co znamenají písmena ve sloupci kód v okně historie v části
vstup dat ? |
|
Odpověď: |
Písmena znamenají kód chyby, která vznikla při vstupu dat - viz tabulka hlášení. |
|
|
|
6. |
Pokud se při načtení dokumentu do vstupu dat objeví hláška
"Jiný regál" (viz tabulka hlášení) a dokument skutečně
patří do jiného regálu, musím se přepnout na správný regál a dokument znovu
načíst ? |
|
Odpověď: |
Ne, i pokud se objeví hláška "Jiný regál", dokument je zrevidován. Dokument
pouze uložím do správného regálu a dál se o nic nemusím starat. Je jedno zda
regál, do kterého jste dokument přesunuli jste již načítali nebo ne. Maximálně
jej načtete ještě jednou, až se dostanete k příslušnému regálu a to není
na závadu. |
|
|
|
Související informace : Ceník HW a služeb (revizní scannery), Bezdrátový scanner s pamětí
Tento dokument spravuje : Miloš Novotný