CLAVIUS - základní pravidla při zpracování tištěných monografií

  1. Spusťte program CLAVIUS katalogizace (fialová ikonka knih).
  2. Vyberte jméno ze seznamu a potvrďte dole tlačítkem OK.
  3. Z menu nahoře zvolte Katalog a následně volbu Knihy.

I. Vkládání / Katalogizace knih - tvorba titulového záznamu
Po otevření katalogizace knih se zobrazí záložka s přehledem Titulů. Klikněte na ikonu Nový. Tím se objeví okno Nový titul. Zde vyplníte buď ISBN (můžete načíst nakladatelský čárový kód na obálce knihy) nebo začátek názvu a popřípadě i jméno autora. Po stisku tlačítka Hledej tituly uvidíte na záložce Výsledky, zda hledaný titul není již v databázi Vaší knihovny (sloupec zdroj je K) nebo v externí databázi (Ishare I, atd.) :

  1. pokud hledaný titul je již ve Vašem zpracovaném knižním fondu, doplníte pouze svazek, tj. přírůstkové číslo. Pokračujete proto tlačítkem Doplnit svazek. (viz kapitola II.)
  2. pokud hledaný titul naleznete v externí databázi, (záznam se zdrojem K není k dispozici), zkopírujete nejvhodnější externí záznam tlačítkem Kopie vybraného titulu. Kvalitu záznamu zkontrolujete v Ukázce katalogizačního lístku, tj. kliknutím na příslušnou ikonu v panelu nástrojů nahoře pod menu obsahující skupinu ikonek. Celý záznam pak snadno zkontrolujete. Oprava chyb: Na lístku kliknete na chybný údaj. Tím vyvoláte pole, kde je údaj uložen. Opravíte a potvrdíte tlačítkem OK. Stejným způsobem můžete údaj vymazat.
  3. pokud nenaleznete hledaný titul, pokračujete buď tlačítkem Nový titul nebo se myší vraťte na záložku Údaje o titulu, upravte hledaný text a hledání opakujte. Záznam o novém titulu vytvoříte vložením jednotlivých údajů do příslušných polí na záložkách Autoři, Názvové údaje, Údaje o vydání, Údaje o edici a Věcný popis nebo na záložce Vkládání titulů u jednodušší varianty formuláře

Zpracování a opravu záznamu usnadňuje používání funkčních kláves :
F1 - nápověda, F2,F3,F4 - dohledání slovníkem, F5 - pohled do slovníku, F6 - standardní hodnota + stisknutím pravého tlačítka myši v jednotlivých podpolích vyvoláte menu a volbou Nápověda získáte základní katalogizační pravidla k příslušnému poli.
Záznam, který jste zkopírovali nebo vytvořili nový, uložte pomocí světle modré ikony Diskety v panelu nástrojů nahoře pod menu obsahující skupinu ikonek.

Poté ještě k záznamu musíte vytvořit záznam o svazku (exempláři).

II. Vkládání / Katalogizace knih - tvorba svazkového záznamu
Klikněte na záložku Svazky, a pak nahoru na ikonu Nový. Pokud je to poprvé po vstupu do systému, musíte ještě určit, zda se bude vkládat Novinky (nově nakoupená kniha - zde se uvádí i dodavatel, způsob nabytí a číslo příjemky) nebo Retro (starší již evidovaná kniha). V případě novinky přidělí systém přírůstkové číslo sám. Není-li správně, zavolejte naši linku 381 252 448 nebo svému servisnímu bodu.
Na záložce Vložení - Oprava vybraného svazku vložíte příslušné údaje o konkrétním svazku, především jeho přírůstkové číslo - pokud je to starší již evidovaná kniha. Vyplňujte dále hlavně signaturu (umístění na regále) a cenu. Záznam pak uložíte pomoci světle modré ikony Diskety v panelu nástrojů nahoře pod menu obsahující skupinu ikonek.

Nechcete-li vkládat další svazky stejného titulu, překlikněte na záložku Tituly a celý postup opakujte pro další knihy. Ikona Nový má více významů: pokud jste na záložce Tituly přidává nový titul, ale pokud jste na záložce Svazky přidává nový svazek.

III. Tisk čárového kódu : volba menu Výstupy - Čárový kód
Na záložce Podle svazků stanovíte kritéria, podle kterých systém vybere a vytiskne soubor čárových kódu pro svazky (přírůstková čísla), které jste již vložili. Přírůstkové číslo knih je pak v čísle čárového kódu na konci vpravo. Čárové kódy doporučujeme tisknout na laserové tiskárně na samolepící etikety o rozměru 38x21,2 mm. Na archu A4 je jich 65 kusů (13x5).

Naproti tomu na záložce Výčtem můžete zadat libovolná čísla nebo jejich intervalové rozpětí. Použijete v případě, že si potřebujete přichystat souvislou řadu čárových kódů nebo vytisknout opravu jednotlivých čárových kódů. Pětimístné předčíslí (prefix knihovny), kterým kód začíná nezadáváte.

IV. Tisk přírůstkového seznamu : volba v menu Výstupy - Přírůstkový seznam
Nejprve zvolíte podmínku, pro které záznamy chcete seznam tisknout. Vlevo nahoře zvolte druh dokumentu Knihy nebo Nové knihy (mající vyplněné číslo příjemky). V podmínkách pak uveďte rozsah přírůstkových čísel nebo datum vložení svazku. Je třeba vyplnit obě hodnoty od - do. Pak stiskněte tlačítko OK. Následuje možnost Výběru tiskové sestavy, tj. formy seznamu. Před vlastním tiskem se můžete podívat na ukázku tisku pomocí tlačítka Náhled.

V. Vyřazování dokumentů - Úbytky : volba v menu Úbytky - Knihy
Zapsáním dokumentu v režimu Úbytky ho systém nejen vyřadí z evidence a zapíše do seznamu úbytků, ale zároveň skryje ve vyhledávání před čtenáři. Okno Úbytky - Knihy obsahuje záložky Přehled již vyřazených svazků a Vkládání a oprava úbytku. Na této záložce je potřeba nejprve zadat přírůstkové číslo svazku nebo načíst snímačem čárový kód. Úbytkové číslo je zadáváno automaticky. Není-li správné, zavolejte naši linku 381 252 448 nebo svému servisnímu bodu.

Pokud je zadaný dokument nalezen ve fondu, zobrazí se jeho údaje a po doplnění důvodu odpisu stiskem tlačítka Odepsat (nebo načtením kódu ANO na řídícím tabletu) provedete uložení.

Odepisovat můžete i dokumenty, které nejsou uloženy v databázi systému. Vyplníte všechny základní údaje pro úbytkový seznam a uložíte tlačítkem Odepsat. Před tiskem úbytkového seznamu je potřeba pomocí ikony Filtr (nálevka) provést výběr záznamů úbytků -nejčastěji podle rozsahu přírůstkových nebo úbytkových čísel nebo podle data vyřazení svazků. Vlastní tisk úbytkového seznamu pak vyvoláte ikonou Tiskové výstupy (tiskárna). Před vlastním tiskem se můžete podívat na ukázku na obrazovce pomocí tlačítka Náhled.

VI. Údržba slovníků - volba menu Systém - Slovníky
Slouží k hromadné opravě ukládaných hodnot do slovníků autorů, dodavatelů, nakladatelství, edic, míst vydání a klíčových slov. Místo opravy těchto údajů v jednotlivých záznamech doporučujeme provádět hromadnou opravu v tomto režimu pomocí tlačítka Oprava. Pomocí tlačítka Použití se můžete podívat na záznamy obsahující aktuální položku slovníku.

Pokud jste práci v systému ukončili nestandardním způsobem ( výpadek proudu nebo jiné nečekané vypnutí programu či celého počítače ), použijte režim Obnovy indexů ve vodorovném menu volba Systém, svislé menu volba Obnova indexů.

A dobrá rada na konec : Nezapomeňte vložená data ZÁLOHOVAT !!! Ve vodorovném menu volba Systém, svislé menu volba Zálohování.

Návod k obsluze Výpůjčního protokolu najdete zde


ZPĚT na hlavní stránku Otázky, připomínky : info@lanius.cz